مدیریت زمان و چالش های پیش رو

مدیریت زمان و چالش های پیش رو

زمان ارزشمندترین ثروت و دارایی آدمی می‌باشد . برای استفاده درست از زمان راهکارهایی وجود دارد که در این مقاله به آن می‌پردازیم .

مدیریت زمان (به انگلیسی : time management) چیست ؟

مدیریت زمان به معنای برنامه‌ریزی ، سازماندهی و استفاده بهینه از زمان است که برای انجام فعالیت‌ها ، وظایف و هدف‌ها در زندگی استفاده می‌شود . مدیریت زمان به شما کمک می‌کند تا به طور هوشمندانه‌تر از زمان خود استفاده کنید و برنامه‌های روزانه‌تان را بهبود بخشید . این شامل تعیین اولویت‌ها ، تخصیص زمان مناسب به وظایف ، مدیریت میزان تعداد وظایف و مدت زمانی که صرف هر فعالیت می‌شود و بهره‌وری در اجرای آنها است .

با مدیریت زمان ، شما می‌توانید از زمان خود بیشتر بهره ببرید و به‌طور موثرتری به اهدافتان پی ببرید . برنامه‌ریزی مناسب زمان به شما امکان می‌دهد که وقت خود را به شکلی منظم و متعادل بین وظایف مختلف تقسیم کنید و از اضافه بار و استرس ناشی از عدم برنامه‌ریزی مؤثر در امان باشید .

مهمترین مفهوم‌های مرتبط با مدیریت زمان عبارتند از :

1. تعیین اولویت‌ها : شما باید فعالیت‌ها و وظایف خود را بر اساس اهمیت و اولویت‌هایشان رتبه‌بندی کنید . این به شما کمک می‌کند تا وقت خود را برای انجام وظایف مهم‌تر و اثربخش‌تر بیشتر از سایرین تنظیم کنید .
2. برنامه‌ریزی : شما باید زمان مورد نیاز برای هر فعالیت را برآورد کنید و یک برنامه روزانه ، هفتگی یا ماهانه تهیه کنید . با برنامه‌ریزی مؤثر، می‌توانید زمان خود را برای هر فعالیت تعیین کنید و دقیقاً بدانید چه زمانی را باید به هر فعالیت اختصاص دهید .
3. مدیریت تعداد وظایف : باید تعداد وظایف و فعالیت‌هایی که در یک بازه زمانی خاص باید انجام دهید را در نظر بگیرید . سعی کنید از تعداد زیادی وظیفه در یک زمان خاص خودداری کنید و مطمئن شوید که قادر به مدیریت و انجام آنها هستید .
4. مدیریت انواع فعالیت‌ها : در مدیریت زمان باید توجه کنید که نه تنها باید وقت خود را برای کارهای روزمره وظایف شخصی اختصاص دهید ، بلکه باید زمان کافی برای استراحت ، تفریح و سایر فعالیت‌های مهم از جمله مراقبت از خودتان و روابط اجتماعی نیز در نظر بگیرید .

مدیریت زمان مهارتی است که با تمرین و تجربه بهبود می‌یابد . با بهره‌گیری از مدیریت زمان مؤثر ، شما می‌توانید زمان خود را برای رسیدن به اهداف بزرگ‌تر ، بهبود عملکرد و ایجاد تعادل در زندگی استفاده کنید .

برای انجام راهکارهای گفته شده می‌توان از تکنیک معروف و موثر پومودورو کمک گرفت .

تکنیک پومودورو چیست ؟

تکنیک پومودورو یک روش مدیریت زمان است که توسط فرانچسکو چیریلو در دهه ۱۹۸۰ ایتالیا به وجود آمد. این تکنیک بر اساس مشاهده آقای چیریلو است که مغز انسان نمی‌تواند به مدت طولانی بر روی یک موضوع تمرکز کند و تمرکز به تدریج کاهش می‌یابد. به همین دلیل، پومودورو به تقسیم زمان به بلاک‌های کوچک‌تر به منظور حفظ تمرکز و بازدهی بالاتر می‌پردازد.

در این روش، زمان را به قطعات ۲۵ دقیقه‌ای تقسیم می‌کنید که به آن‌ها پومودورو می‌گویند. بعد از هر چهار قطعه ۲۵ دقیقه‌ای، یک استراحت طولانی‌تر در حد ۱۵ تا ۲۰ دقیقه دارید. این تکنیک به شما کمک می‌کند تا بهتر و بازدهی بیشتری در کارهایتان داشته باشید.

برای استفاده بهینه از تکنیک پومودورو، موارد زیر را مد نظر داشته باشید:

• دوری کردن عوامل حواس‌پرتی مثل موبایل حین انجام کار
• استفاده از زمان‌سنج برای مدیریت استراحت‌ها
• استراحت کردن به طور کامل و آرامش دادن به مغز در زمان استراحت
• تمرکز بر یک کار در هر قطعه پومودورو، نه تقسیم تمرکز بین کارهای مختلف

در انتها، بیان شده است که عدد ۲۵ دقیقه به این دلیل پیشنهاد شده که مغز انسان بعد از ۵ تا ۱۰ دقیقه تمرکز کافی به کار می‌رسد و تمرکز روی کار تا ۳۰ تا ۵۰ دقیقه حفظ می‌شود. استراحت کوتاه پس از ۲۵ دقیقه از کاهش تمرکز جلوگیری می‌کند.

در نهایت، شما می‌توانید این عدد را برای خودتان بهینه کنید و تا ۵۰ دقیقه بالاتر ببرید. اما در شروع فعالیت‌های سخت، استفاده از این هدف ۲۵ دقیقه بهتر است. تکنیک پومودورو بیشتر برای شروع فعالیت‌ها یا انجام کارهای ناخوشایند مورد استفاده قرار می‌گیرد و با تقسیم زمان به بلاک‌های کوچک‌تر، بهترین کیفیت را در انجام کارها ارائه می‌دهد

استراحت کردن بعد از کارها و فعالیت‌هایی که به جسم افراد فشار وارد می‌کند و احساس خستگی را در بدن به وجود می‌آورد طبیعی می‌باشد و تمام انسان‌ها بعد از کارهایی مانند ورزش کردن ، دویدن ، شنا کردن و یا حتی انجام کارهای خانه نیاز دارند تا کمی استراحت کرده تا نیرو و توان ادامه روزمرگی را از نو به دست آورند ولی آیا افراد به استراحت مغز و روح خود نیز فکر می‌کنند ؟